У наш час кожен повинен вміти писати листи. Адже це є неминучим для будь-якої людини, що має освіту. Не всі володіють талантом написання листа. Але знаючи основні правила можна розвинути в собі здібності для твору хороших і цікавих листів. Особливо, якщо ці правила досить прості. У даній статті ви знайдете поради з написання ділових та особистих листів.
Як правильно писати листи? Діловий лист
Офіційне або діловий лист зазвичай призначене для підтримки ділових відносин між фірмами і їхніми співробітниками або клієнтами. Діловий лист має масу різновидів. Наприклад:
Зразки для написання ділових листів ви можете знайти за посиланням Професійні шаблони ділових листів.
Нижче ми розглянемо основні правила для написання ділових листів.
Лист не має бути безликим
Електронний ящик ділової людини дуже часто переповнений різними спамом. У першу чергу ваша задача, при написанні офіційного листа буде полягати в тому, щоб його помітили і не відправили в папку «Спам».
Для початку варто навести довідки про компанію, куди ви хочете відправити свого листа. Ви повинні володіти максимальною інформацією про партнера. Після того, як подробиці про компанії будуть відомі, можна починати складання листа. Будь-якому діловій людині буде приємно, якщо в листі до нього звернуться особисто, а не до комерційного відділу фірми, в якій він працює, наприклад. Звернення до адресата по імені продемонструє, перш за все, ваше повагу до людини і, звичайно ж, викликає в нього позитивні емоції, що просто не зможе не привернути його до вашої персони. Адже як можна почати розмову з потенційним партнером про ділові пропозиції, якщо ви не знайшли часу для того, щоб дізнатися про його прізвища, імені та по батькові.
Якщо вам не вдалося довідатися ім’я адресата, ні в якому разі не пишіть: «Ув. ген. директор! «,» Ув. комерц. дир. фірми! ». В діловому листі подібним скорочень місця немає. Такі слова, як «шановний», «пан», «начальник відділу» і т.д., потрібно писати повністю. Інакше про повагу ніякої мови бути не може.
Лист повинен мати заголовок
Тема потрібен для того, щоб коротко розкрити зміст листа. Так одержувач зможе без проблем обробити і відсортувати лист. В будь-яку офіційну організацію щодня приходять десятки листів з абсолютно різних питань. Тому немає ймовірності, що на ваш лист звернуть увагу. Тому, якщо ваш заголовок буде містити корисну інформацію, то це може зацікавити потенційного партнера.
Як справити хороше враження
Спробуйте додати в лист вступ, яке буде виражати комплімент до адресата. Наприклад, те, як ви були б раді мати честь співпрацювати з такою гарною фірмою.
Чого варто уникати
Постарайтеся обійтися в тексті без словесного сміття, зайвої ввічливості, питань, займенників і т.д. Лист, переповнене неконкретними речами, буде виглядати непереконливим і не заслуговує довіри. Пишіть текс твердіше. Слова-паразити, розмиті фрази і недоречні прикметники можуть спровокувати думку про вас, як про людину з низьким соціальним статусом.
Відмовтеся від директивних фраз
Замість фрази «Якщо ви зацікавлені в нашій пропозиції, то вам слід зв’язатися зі мною по телефону …» краще напишіть «Для обговорення пропозиції у вас є можливість зв’язатися з нами за телефоном …». Директивна фраза може психологічно налаштувати людини проти вас. Така фраза може показати адресату вашу невпевненість в собі і зарозумілість.
Вибирайте правильні дієслова
Використовуйте дієслова доконаного виду. Наприклад, створили, виконали, зробили, розробили, збільшили і т.д. Але такі дієслова, як виконуємо, беремо участь, працюємо, виробляємо, не говорять про досягнення результатів.
Використовуйте фірмовий бланк
Використання фірмового бланка необхідно навіть якщо ви відправляєте лист електронною поштою. Що таке фірмовий бланк? На фірмовому бланку повинно бути зазначено назву вашої фірми, адреса, телефон, факс, емблема фірми і підпис керівника.
Відправте лист поштою
При відправці ділового листа краще відмовитися від факсу та e-mail. Ідеальним варіантом буде відправити кур’єра з листом, щоб той вручив його особисто керівнику в руки. Тому обов’язково подбайте про фірмовому конверті.
Приватний лист
Особистим листом може стати лист другу або близькій людині, лист англійською мовою товаришеві по переписці за кордоном, любовний лист або електронного листа в соціальній мережі. Адресат завжди зрадіє вашого листа, якщо воно буде написано правильно і цікаво. Спілкуючись по листуванню можна вжити теплі слова, які часто соромилися сказати своїм близьким при розмові. Особисті листи писати набагато легше, ніж офіційні, але це не звільняє від деяких правил.
Поважайте адресата
Якщо ви відправляєте лист поштою, то не використовуйте для тексту клаптик паперу, вирваний із зошита. Віддайте перевагу папері хорошої якості.
Основні правила
Лист повинен починатися з обігу. Звернення розмістіть на середині рядка. Головний текст пишеться нижче обігу на 2 см з відступом на таку ж відстань від лівого краю аркуша. Постарайтеся витримати цю відстань в усьому листі. Якщо лист закінчився, то Візьміть другий чистий аркуш паперу. Чи не списує обидві сторони листа!
Уникайте виправлень
Пам’ятайте, що закреслені рядки або виправлення можуть додати вашому листу вкрай неохайний вигляд. Тому для початку варто не полінуватися і написати чернетку.
Оформлення
Текст листа повинен бути розбірливим і не дуже дрібним. Протягом всього листи використовуйте одну і ту ж пасту або чорнило. В кінці обов’язково залиште свій підпис. Після підпису, якщо є в цьому необхідність, помістіть постскриптум (PS). Листи складають текстом всередину!
Після написання листа
Не варто писати листа в поганому настрої. Якщо ж негативні емоції вже опинилися на папері, не відправляйте цей лист. Краще перепишіть його на наступний день. Лист повинен в першу чергу створити адресату приємні позитивні емоції, а не зіпсувати його настрій негативними висловлюваннями.